Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta
Pöytäkirja 29.09.2022/Pykälä 81

Opetvarh 29.09.2022 § 81  

219/02.08.00.02/2022  

Valmistelija Opetusjohtaja Tuomo Lukkari

Opetusjohtaja on tehnyt päätöksen 19.8.2022 §48 Iin kunnan opetuksen ja varhaiskasvatuksen kuvausten käyttöoikeussopimusten kilpailutuksesta.

Kuvaverkko Oy / Petri Karjalainen on lähettänyt Iin kunnan opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnalle osoitetun oikaisuvaatimuksen edellä mainittua päätöstä koskien. Kuvaverkko Oy vaatii Iin kuntaa oikaisemaan päätöksensä koskien kunnan varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja lukion koulukuvauksista vuosille 2022-2025.

Oikaisuvaatimus on toimitettu määräajassa (lähetetty 2.9.2022) ja osoitettu oikealle toimielimelle. Oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään oikaisuvaatimuksen. Näin ollen oikaisuvaatimus tulee käsitellä ja käsittelyn päätteeksi tehdä päätös oikaisuvaatimuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Oikaisuvaatimuksen esittely:

Tehty oikaisuvaatimus perustuu tekijän mukaan päätöksen pohjana olleessa vertailutaulukon pistelaskennassa vaatimuksen oleviin virheisiin.

"Luokkakuvasta", "Yksilökuvasta", "Kuvatarroista" ja "Koulun henkilöstön ryhmäkuvasta" on tullut maksimi 4 x 20 pistettä eli yhteensä 80 pistettä, jolloin he saavutetaan  maksimi hintapisteet.

"Muut kuvat" on esimerkissä antanut lisäksi 9,3 pistettä.

Laskentataulukon "Kokonaishinta yhteensä" pisteiden summa on yhteensä 40 pistettä, vaikka edellisistä pitäisi tulla yhteensä 89,3 pistettä, joka olisi enemmän kuin maksimipisteet hinnasta.

Oikaisuvaatimuksena on, että Iin kunta korjaa virheellisen pistelaskennan ja sitä kautta pistelaskun kautta määräytyneet sijoitukset.

Lisäksi oikaisuvaatimuksessa vaaditaan, että Iin kunta ilmoittaa välittömästi kouluille ja päiväkodeille seuraavaa:

"Valitut toimijat ovat päätöksessä valitut toimijat, mutta sijoitukset eivät pidä paikkaansa pistelaskennassa tapahtuneen virheen takia. Näin ollen koulut ja päiväkodit voivat valita itsellensä sopivimman palvelun tuottajan voittaneista toimittajista pisteitä ja sijoituksia huomioimatta."

Oikaisuvaatimuksen vastine

Koulu- ja päiväkotikuvausten järjestämiseksi opetusjohtaja on järjestänyt tarjouskilpailun avoimena menettelynä ajalle 1.8.2022-31.5.2025. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa 3.6.2022 ja tarjousten jättämisen määräaika oli 15.6.2022. Hankintanimikkeenä on ollut valokuvauspalvelut ja niihin liittyvät palvelut (79960000).

Hankintamenettely on toteutettu neuvottelumenettelynä, jossa hyväksyttyjen tarjousten perusteella tehdään puitesopimukset. Koulut ja varhaiskasvatuksen yksiköt voivat tämän jälkeen tehdä kuvaussopimuksen omista tarpeistaan soveltuvimman toimijan kanssa konsultoiden huoltajia.

Tarjouskilpailussa käytettiin niin sanottua käänteistä kilpailutusta, jossa määritettiin kahden (2) euron (sis. alv 24 %) kiinteä hinta määritellyille kuva-arkeille (ryhmäkuva, yksityiskuva, tarra-arkki). Tällä hinnalla asiakas voi valita mitä tahansa kolmesta kuva-arkista kuuden (6) euron hintaan (sis. alv. 24 %). Lisäksi määritettiin, että toimituskulut sopimuskaudella saavat olla enintään 3,70 euroa (sis. alv. 24 %) Tämän lisäksi edellytettiin, että tarjouksen tulee sisältää valikoitujen maksullisten kuvatuotteiden lisäksi myös maksuttomat edut: oppilas- ja henkilökuntakuvat, oppilaiden arkistokuvat, henkilökunnan ryhmäkuvat sekä henkilökunnan ryhmäkuvan koulun seinälle. Näiden lisäksi toimittajille jätettiin mahdollisuus myydä hinnoittelunsa mukaan muita tuotteita tilusten mukaan

tarjotuilla hinnoilla.

Toimijat pisteyttivät tarjouksensa hinnan (80 %) ja laadun (20 %) mukaan. Laadussa huomioidaan kuvauspalveluiden joustavuus ja kuvausjärjestelyt, yhteistyö, toimitusajan pituus ja referenssit. Tarjouspyynnössä määriteltiin kiinteä hinta määritellyille kuvapaketeille, muiden kuvien osalta myös hinta on vaikuttava

tekijä. Hyväksyttävien tarjousten valintaperusteena on myös kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin merkitsevänä perusteena laadun painoarvo on 100 % (sisältää myös ei määritellyt - kuvat hintoineen).

Tarjousaikana saapui kymmenen hakemusta. Tehdyssä kilpailutusta koskevassa päätöksessä  hyväksyttiin Focusoiva Oy:n, KuvaSeppälä-yhtiöt Oy:n, Kuvaverkko Oy:n, Oma Design Oy:n, Seppälän Koulukuvat Oy:n, Studio Salaman, Suomen Koulukuvaus Oy:n ja Suomen Mallikuvat Oy:n tarjoukset. Hyväksyttyjen tarjoajien kanssa sovitaan puitesopimuksista, joiden pohjalta yksiköt voivat tehdä kuvaussopimukset. Hyväksytyt tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja toimijat täyttävät tarjouskilpailussa mainitut kriteerit. Kahden toimijan (Frendikuva Oy ja Zoomi Kuvakaupat Oy) tarjous ei täyttänyt tarjouskilpailussa mainittuja ehtoja kiinteän hinnan osalta eikä näitä voitu ottaa mukaan puitesopimukseen.

Puitejärjestelyyn perustuvassa hankintapäätöksessä on riittävää todeta ne seikat, jotka osoittavat, että tarjousten valinta- ja vertailuperusteita on sovellettu laissa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 43 §:ssä edellytetyllä tavalla. Hankintayksikön (Iin kunnan opetuspalvelut) on määrittänyt tarjousajan, jonka on ollut riittävä ottaen huomioon hankinnan monimutkaisuus ja tarjousten tekemisen edellyttämä aika. Tarjoukset on annettu kirjallisesti sähköiseen järjestelmään ja niiden sisältö on pidetty luottamuksellisena tarjousajan päättymiseen saakka. Hankintayksikkö tekee puitejärjestelyn usean toimittajan kanssa, jolloin osa puitejärjestelyyn perustuvista hankinnoista voidaan tehdä 2 momentin mukaisesti ilman kilpailuttamista valitsemalla toimittaja noudattamalla puitejärjestelyn ehtoja ja järjestelyyn perustuvien hankintojen tarjoajien valintaa määrittäviä puolueettomia ehtoja ja osa puitejärjestelyyn perustuvista hankinnoista voidaan tehdä kilpailuttamalla puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat 3 ja 4 momentin mukaisesti. Puitejärjestelyn tarjouspyynnössä on esitetty perusteet, joiden mukaisesti ratkaistaan puitejärjestelyn sisäisten hankintojen tekemisen tapa.

Koulu- ja päiväkotikuvausten kilpailutus toteutettiin niin sanottuna käänteisenä Pisteiden laskenta tapahtuu järjestelmässä automaattisesti. Laatuvertailupisteet syötetään järjestelmään käsin, jonka jälkeen järjestelmä laskee painotetusti eri tarjoajien tarjouksista vertaamalla niitä keskenään ja järjestämällä tarjoajat järjestykseen laskentakaavan mukaisella tavalla.

Esimerkissä tarjoajan kokonaispisteet ovat 89,3, jonka jälkeen järjestelmä vertaa tarjouspyynnön ilmoittamia maksimipisteitä (100) tarjoajan saamiin pisteisiin. Vertailuluvuksi muodostuu 17,86 johon lisätään hintavertailusta saadut 40 pistettä. Yhteispisteiksi muodostuu 57,86. Järjestys muodostuu näiden kokonaispisteiden mukaisessa                järjestyksessä.

Laatupisteiden syöttämisessä tapahtuneen virheen johdosta kohdan "kokonaishinta yhteensä" pisteet ja kokonaispisteet ovat tulostuneet väärin. Tämä virhe näkyy myös vertailutaulukossa ja siten myös vertailutaulukon sijoituspisteissä.

Opetusjohtaja on lähettänyt oikaisuvaatimuksesta ja sen sisällöistä tiedon opetuksen ja varhaiskasvatuksen yksiköille heti sen saapumisen jälkeen. Kilpailutuksen viranhaltijapäätöksessä sekä siihen liittyvässä opetusjohtajan ohjeessa on myös sanottu, että yksiköt voivat tehdä sopimuksen minkä tahansa hyväksytyn tarjouksen jättäneen toimijan kanssa huomioiden kokemukset, kuvaukset toimitusajoista ja muista laatutekijöistä sekä muiden kuvien monipuolisuuden ja hinnat. Ohjeessa on myös mainittu, että vertailutuksen pisteet ja sijoitukset eivät sido yksiköitä, vaan puitesopimuksen mukaisesti sopimuksen voi tehdä minkä tahansa hyväksytyn tarjouksen jättäneen toimijan kanssa.

Esittelijä Opetusjohtaja Lukkari Tuomo

Päätösesitys Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta hyväksyy tehdyn oikaisuvaatimuksen.  Virheellinen pistelaskenta ja sitä kautta pistelaskun kautta määräytyneet sijoitukset  korjataan. Opetuksen ja varhaiskasvatuksen yksiköille lähetetään oikaistu pistelaskenta ja sijoitukset.

Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.