Kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 20.06.2022/Pykälä 72

Khall 28.03.2022 § 108 

Valmistelija vt kunnanjohtaja Anu Kosonen ja vt hallintojohtaja Marianne Ylisuvanto

Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimisto tuottaa jäsenkunnille talous-, henkilöstö- ja tietopalvelut. Laki hyvinvointialueiden perustamisesta tuli voimaan 1.7.2021. Hyvinvointialueen vastuulle siirtyvät 1.1.2023 kuntien ja sairaanhoitopiirin vastuulla olevat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ja pelastustoimen palvelut. Oulunkaaren toiminnasta suurin osa siirtyy 1.1.2023 alkaen hyvinvointialueille.

6.11.2020 omistajaohjauksen neuvottelukunta otti vuoden 2021 tavoitteisiin kuntapalvelutoimiston tulevaisuuden mallin hahmotuksen ilman sotea ja linjasi lisäksi toteuttamaan se ostopalveluna. Jäsenkunnille tuotettavien palvelujen järjestämistä on suunniteltu keväästä 2021. Asiantuntijapalvelu on ostettu Sofigate Oy:ltä. Selvityksen loppuraportti valmistui 29.11.2021 ja loppuraportin lisäliite 22.12.2021.

Omistajaohjauksen neuvottelukunta linjasi 14.1.2022, että käynnistetään neuvottelumenettely inhouse-yhtiöiden kanssa TaHe-palveluiden osalta Kuntien Hetapalvelut Oy, Monetra Oulu Oy ja Sarastia Oy sekä ICT-palvelujen osalta LapIt Oy ja Tiera Oy. Neuvotteluihin osallistuvat kuntien hallintojohtajat, Utajärven palvelujohtaja ja Oulunkaaren hallintojohtaja sekä kuntapalvelutoimiston esihenkilöt.

Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintojaan lainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee hankinnan hankintalaissa tarkoitetusta sidosyksiköltään, vaikka sopimus täyttäisikin hankintalain mukaiset hankintasopimuksen tunnusmerkit. Sidosyksikköhankinta on eräs merkittävimmistä soveltamisalapoikkeuksista hankintalainsäädännössä. Sidosyksikköhankinnasta käytetään myös usein nimitystä in-house hankinta.

Ohjausryhmässä 15.3.2022

• linjattiin, että ainakin vuosi 2023 jatketaan nykyisillä talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoilta ja toimittajan uusin järjestelmiin siirtymisestä kukin kunta tekee oman päätöksen
• tarjouspyyntöön kirjataan ehto liikkeenluovutuksesta
• käytiin keskustelua, pyydetäänkö tarjouspyyntö kaikille kunnille yhteisesti vai kunnittain

Yhteisen toimijan edut:

• Yhteistyöllä Oulunkaaren kuntien vaikutusmahdollisuus palveluihin ja niiden kehittämisen ohjaukseen kasvaa. Käyttöönottoprojektin kulut ja riskit ovat huomattavasti pienempiä kuin tehtäessä useita päällekkäisiä käyttöönottoprojekteja.
• Yhdeltä toimittajalta hankittu Oulunkaaren kuntien yhteinen ICT-ympäristö mahdollistaa tehokkaan yhteistyön myös toimialojen ja kunnan palveluiden sähköistämiselle ja digitalisoinnille.
• Oulunkaaren kuntien yhteinen toimittaja mahdollistaa kaikille kunnille tehokkaammat palvelut ja edullisemmat hinnat esimerkiksi tehokkaamman konesalin käytön ja suurempien kokonaisvolyymien avulla

Johtotiimissä 23.2.2022 tuli esille, että osallistujakuntien tulee tehdä linjauspäätös hankintalain mukaiseen sidonnaisyksikköhankintaan.

Esittelijä Vt. kunnanjohtaja Kosonen Anu

Päätösesitys Kunnanhallitus päättää, että Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimiston tuottamien tukipalvelujen siirtoa in house -toimijoille valmistellaan omistajaohjauksen neuvottelukunnassa linjatulla tavalla. Tavoitteena on, että kaikki Oulunkaaren jäsenkunnat päättävät yhteisillä tarjouspyynnöillä talous- ja henkilöstöhallinnon sekä ict-palvelutuottajien valinnasta,  jolloin esittelyosassa mainitut yhteisten käyttöönottoprojektien toiminnalliset ja taloudelliset hyödyt voidaan saavuttaa. Varsinainen palveluhankinta ja sen laajuus päätetään jokaisessa kunnassa myöhemmin erikseen.

Päätös Hyväksyttiin.

Merkittiin pöytäkirjaan, että asiantuntijana esittelyn aikana kuultiin taloussihteeri/controller Helena Sipolaa.

Khall 06.06.2022 § 171 

Valmistelija vt. hallintojohtaja Anu Kosonen

Oulunkaaren jäsenkunnat ovat kilpailuttaneet sidosyksikköhankinta (in-house) menettelyn mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut toukokuussa 2022.  Hankintaneuvotteluiden tavoitteena oli varmistaa parhaan mahdollisen palveluntuottajan valinta, läpinäkyvä ja kaikille tarjoajille tasapuolinen prosessi ja Oulunkaaren kuntien palvelutarpeiden huomioiminen. Neuvotteluissa käsiteltiin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelusisällöt, tietojärjestelmäratkaisut, palveluiden kehittäminen, siirtymävaiheen toteutus, kustannukset sekä henkilöstön asemaan liittyviä asioita. Neuvotteluiden jälkeen tarjouspyyntö Oulunkaareen kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinnasta kokonaispalveluna toimitettiin Kuntien Hetapalvelut Oy:lle, Monetra Oulu Oy:lle ja Sarastia Oy:lle. 

Siirtyvän henkilöstön työnantaja on Oulunkaaren kuntayhtymä. Kuntayhtymä on käynyt asiasta useita yhteistoimintaneuvotteluja Oulunkaaren henkilöstöedustajien kanssa.

Tarjouspyynnössä esitetyt tavoitteet palveluille:

Hankintaneuvotteluiden perusteella palveluiden toimittaminen on vaiheistettava siten, että vuoden 2023 alusta alkaen palveluntarjoaja tuottaa palvelut ns. as-is mallilla, eli nykyisillä Oulunkaaren kuntien käytössä olevilla tietojärjestelmillä, niihin liittyvillä integraatioilla sekä muilla liikkeenluovutuksen mukaisilla ehdoilla. Myöhemmässä vaiheessa vuoden 2023 jälkeen, talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tulee toimittaa ns. kokonaispalveluna eli palvelun tulee sisältää tarvittavat järjestelmät, niihin liittyvät integraatiot ja keskeiset työtehtävät. 

Tärkeänä pidetään myös tarjottavien palveluiden riittävän tarkkaa kuvaamista vastuiden ja tehtävien osalta niin, että tarjouksesta selviää yksiselitteisesti, mitkä tehtävät tulevat kuntien vastuille ja mistä tehtävistä tarjoaja vastaa. Palveluissa tulee hyödyntää tehokkaasti moderneja teknologioita ja prosesseja, joilla taataan palvelun korkea laatu ja kustannustehokkuus. Teknologiaratkaisujen ja rajapintojen tulee pohjautua mahdollisimman pitkälti yleisesti käytössä oleviin ja avoimiin teknologioihin ja rajapintoihin.

Tavoitetilassa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tulee tehostaa ja tukea:

• kuntien taloudenohjauksen automatisointia,
• mahdollistaa kunnan johtamisen tietojohtamisen avulla,
• tuottaa reaaliaikaista talouden- ja toiminnan tietoa päätöksentekoa varten,
• tuottaa reaaliaikaista talouden- ja toiminnan tietoa kunnan toimintojen kehittämistä varten,
• kuntien henkilöstö- ja palkkahallinnon käsittelyn automatisointia,
• tuottaa reaaliaikaista henkilöstötietoa päätöksentekoa varten,
• tuottaa reaaliaikaista henkilöstötietoa kunnan toimintojen kehittämistä varten

Tarjousten vertailussa painotetaan laatua 40 % ja hintaa 60 %. Laadullinen vertailu koostuu kuudesta kohdasta:

• palvelutasojen - ja laadun mittaus

• asiakkuuden hoitomalli, asiakaspalveluiden laatu ja asiakastyytyväisyyden mittaaminen
• yhteistoimintamalli
• kehitystiekartta
• käyttöönottoprojektin suunnitelma ja laatu
• palvelutuotannon toimintamallin joustavuus ja palvelutuotannon henkilöstön osaamisen ja palvelutoiminnan varmistaminen

Vertailuhinta on kokonaishinta, joka muodostui palvelun hinnasta (48 kk) ja käyttöönottoprojektihinnasta.

TaHe-palvelujen tarjousten määräaikaan 11.5.2022 mennessä tarjouksen jättivät Monetra Oulu Oy ja Sarastia Oy. Asiantuntijana kilpailuttamisessa on ollut Sofigate Oy. TAHE- ohjausryhmänä on toiminut kuntien hallintojohtoa, kuntien nimeämät jäsenet ja Oulunkaaren kuntapalvelutoimiston TaHe-esihenkilöt. 

Tarjousvertailun perusteella eniten pisteitä sai Monetra Oulu Oy:n tarjous. Monetra Oulu Oy:n tarjous todettiin laatuvertailussa ja 48 kuukauden elinkaarihinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi.

Iin kunta omistaa yhden (1) Monetra Oulu Oy:n osakkeen.

Esittelijä Kunnanjohtaja Manninen Marjukka

Päätösesitys Kunnanhallitus päättää ja esittää edelleen kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi, että
1. talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut hankitaan 1.1.2023 alkaen Monetra Oulu Oy:ltä
2. Monetra Oulu Oy:n kanssa solmitaan tarvittavat sopimukset talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluiden tuottamisesta
3. valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan ja hyväksymään tarvittavat sopimukset
4. valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan tarvittavat sopimukset nykyisten talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäpalveluiden toimittajien kanssa sekä käynnistämään siirtoprojektin Monetra Oulu Oy:lle sekä 
5. toteaa, että Oulunkaaren kuntayhtymässä käydään asianmukaiset yhteistoimintaneuvottelut siirtyvän henkilöstön liikkeen luovutuksesta ennen sopimusten allekirjoittamista.

Päätös Hyväksyttiin.

Kvalt 20.06.2022 § 72  

1596/00.04.01/2021  

Päätös Hyväksyttiin.