Sivistyslautakunta
Esityslista 30.10.2025/Asianro 34

Sivltk 30.10.2025    

293/07.01.03.01/2025  

Valmistelija tietopalveluasiantuntija Riitta Hautamäki

 Kansallisarkiston ohjeen KA/20919/30.01.00/2024 mukaan organisaatio voi määrätä analogisten aineistojensa hävittämisestä niiden digitoimisen jälkeen. Määräys ei koske kulttuurihistoriallisesti merkittävää analogista aineistoa, jonka säilyttämisestä Kansallisarkisto ohjeistaa erikseen.

 Varhaiskasvatuksen analoginen, laajuudeltaan noin 110 hyllymetrin laajuinen aineisto, on digitoitu ja tallennetaan tarvittavilta osin Iin kunnan varhaiskasvatuksen vastuuhenkilöiden toimesta Canonin Säilö - sähköiseen arkistojärjestelmään vuosina 2025–2026. Säilö on hyväksytty sähköiseksi arkistoksi kunnanhallituksen päätöksellä (Khall 10.2.2025 § 31). Analoginen aineisto on hävitetty tietoturvallisesti digitoinnin jälkeen palvelun tekijän toimesta, koska analogista säilytysmuotoa ei ole arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi Iin kunnan varhaiskasvatuksen vastuuhenkilöiden arvion mukaan.

 Varhaiskasvatuksen digitoitu aineisto sisältää henkilötietoja. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tietojen minimoinnin ja säilytyksen rajoittamisen periaatteiden mukaisesti henkilötietoja ei ole tarkoituksenmukaista säilyttää sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Henkilötietoihin pääsyn minimoimiseksi Säilöön siirrettävän varhaiskasvatuksen aineiston käyttöoikeudet ovat tarkasti rajattuja käyttötarpeen mukaisesti, jolloin henkilötietojen käsittelyä voidaan valvoa. Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä on tehty ja on luettavissa Iin kunnan verkkosivuilta.

Esittelijä Sivistysjohtaja Risteelä Virpi Iin kunta

Päätösesitys 

Päätös