Kunnanhallitus
Pöytäkirja 10.02.2025/Pykälä 31

Khall 10.02.2025 § 31  

30/07.03.02/2025  

Valmistelija Tietopalveluasiantuntija Riitta Hautamäki ja hallinto- ja talousjohtaja Jonne Karinkanta

Tiedonohjauslaissa (906/2019, §19) säädetään viranomaisen asiakirjojen sähköisestä säilyttämisestä. Jos asiakirja saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa, on se muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Viranomainen vastaa siitä, että sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan luotettavuus ja eheys varmistetaan. Viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti. Kansallisarkiston määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021) mukaan asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. Lisäksi 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua.

Iin kunta on ottanut käyttöön 16.9.2024 päivätyllä sopimuksella sähköisen LapIT Säilö-arkistoratkaisun. Ensimmäisenä tietojärjestelmänä, josta tehdään Säilö-integraatio, on Daisy (Tiera Vesseli) varhaiskasvatuksen aineistojen osalta. Ensimmäisenä aineistokokonaisuutena siirretään Säilöön varhaiskasvatussuunnitelmat liitteineen sekä LEOPS-yhdistelmälomakkeet täydentävässä varhaiskasvatuksessa olevien esioppilaiden osalta. Säilö-arkistoratkaisun tiedonohjaussuunnitelma päivitetään siirrettävien aineistojen osalta. Jatkossa varhaiskasvatuksen ja sivistystoimen pitkään ja pysyvästi säilytettäviä aineistoja voidaan siirtää asiakirjakokonaisuus kerrallaan Säilöön, päivittäen Säilön tiedonohjaussuunnitelmaa projektin edetessä. Kansallisarkiston määräyksen KA/15906/07.01.01.00/2021) nojalla aineistoja voidaan säilyttää sähköisesti Säilössä vuodesta 2022 lähtien.

Esittelijä Kunnanjohtaja Manninen Marjukka Iin kunta

Päätösesitys Kunnanhallitus päättää, että Säilö hyväksytään Iin kunnan sähköiseksi arkistoksi varhaiskasvatuksen ja sivistystoimen tietojärjestelmissä olevien aineistojen osalta, tarvittaessa takautuvasti vuodesta 2022 lähtien.

Päätös Päätösesitys hyväksyttiin.