Yhdyskuntalautakunta
Pöytäkirja 26.09.2023/Pykälä 56

Yhdltk 01.09.2021 § 74 

Valmistelija Ateria- ja puhtauspalvelujohtaja Anne Hautamäki

Iin kunnan laitos- ja kotipalveluaterioiden kuljetussopimukset päättyvät vuoden 2021 lopussa. Iin kunnan ateriakuljetukset on hoidettu ostopalveluna. Ateriakuljetukset tullaan kilpailuttamaan reiteittäin Kuivaniemen ja Iin alueille.

Kuljetustarvetta on päivittäin kuumana kuljetettaville ja kolme kertaa viikossa kylmänä kuljetettaville ja kotiin kuljetettaville ikäihmisten aterioille. Vakioreittien lisäksi tarvitaan erikseen tilattavia kuljetuspalveluja äkillisiin tarpeisiin.

Ateriakuljetukset kilpailutetaan kahden tai kolmen vuoden sopimuksella, jossa on mahdollisuus yhden vuoden option käyttöön.

Kilpailutusprosessi avataan markkinakartoituksella ja yrittäjille suunnatulla mark-kinavuoropuhelulla. Markkinavuoropuhelun tarkoitus on yhdessä toimijoiden kanssa keskustella tulevasta kilpailuttamisprosessista ja kuulla heidän näkemyk-siään esimerkiksi sopimuskauden pituuteen ja kuljetusaikatauluihin liittyvissä asioissa.

Esittelijä Ateria- ja puhtauspalvelujohtaja Hautamäki Anne

Päätösesitys Yhdyskuntalautakunta päättää

1. Kilpailuttaa ateriakuljetukset ja
2. valtuuttaa ateria- ja puhtauspalvelujohtajan kilpailuttamaan ateriakuljetukset.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.
_________

Yhdltk 30.11.2021 § 109 

Valmistelija Ateria-ja puhtauspalvelujohtaja Anne Hautamäki

Ateriakuljetuspalvelut on avattu kilpailutukseen yhdyskuntalautakunnan tekemän päätöksen mukaisesti. Tarjouspyyntö laadittiin niin, että sinä on reititetty erikseen päivittäin kuumana kuljetettavat laitosateriat. Kaksi-kolme kertaa viikossa kuljetettavat laitosateriat ja Kuivaniemen ja Iin alueen kotipalveluateriareitit.

Laitosateriareitit sisältävät kohdekohtaisen pudotusmaksun, jolloin mahdolliselle reitille tulevat lisäykset voidaan lisähinnoitella yrittäjän toimesta ja vastaavasti kohteen poisjäänti vähentää reitin hintaa.

Kotiateriareitit on kilpailutettu kilometriperusteisesti, sillä  reiteillä tapahtuvia lisäyksiä ja poisjääntejä on vaikeampi ennakoida.

Tuleva maakunta vaikuttaa Iin kunnan koti-ja laitosateriakuljetuskustannuksiin kustannuksia vähentävästi, sillä kaikki sote-ateriat siirtyvät tulevan maakunnan järjestämisvastuulle vuoden 2023 alussa.

Kilpailutusprosessi on edennyt seuraavasti:

1.EU-ennakkoilmoitus julkaistiin Claudiassa ja Hilmassa 6.8.2021. Ennakkoilmoituksen tavoitteena on lyhentää kilpailutusaikaa ja samalla viestittää mahdollisille tarjoajille kilpailutuksen avaamisesta.

2.Tietopyyntö markkinavuoropuheluun julkaistiin Cloudiassa 4.10.2021. Tietopyynnöllä viestitettiin mahdollisille tarjoajille kilpailutuksen avaamisesta ja mahdollisuudesta vaikuttaa valmisteilla olevaan tarjouspyyntöön.

3. Markkinavuoropuhelu pidettiin henkilöstöravintola Merrassa ja Teamsissa 6.10.2021.

Markkinavuoropuhelussa tarjoajat voivat esittää hankintaan ja hankintayksikölle ehdotuksia valmisteilla olevaan tarjouspyyntöön. Markkinavuoropuhelusta poisjäänti ei sulje ketään tarjouskilpailuun osallistujaa ulkopuolelle. Kaikilla tarjouspyynnön edellytykset täyttävillä tarjoajilla on yhdenvertaiset oikeudet jättää tarjous.

4.Tarjouspyyntö julkaistiin Cloudiassa ja Hilmassa 26.10.2021. Kilpailutus päättyy 28.11.2021.

Kilpailutuksen päätyttyä tarjoukset avataan ja vertaillaan Cloudiassa 29.11.2021.

Esittelijä Ateria- ja puhtauspalvelujohtaja Hautamäki Anne

Päätösesitys Asia palautetaan valmisteluun.

Päätös Yhdyskuntalautakunta päätti palauttaa asian valmisteluun.
_________

Yhdltk 08.12.2021 § 118 

Valmistelija Ateria- ja puhtauspalvelujohtaja Anne Hautamäki

Ateriakuljetuskilpailutus tehtiin avoimena hankintamenettelynä.

Tarjousajan puitteissa saatiin viisi (5) tarjousta. Kolmelle tarjoajalle lähetettiin sähköpostilla lisäselvityspyyntö, jossa pyydettiin selvittämään seuraavia asioita:

Referenssit vastaavasta ateriakuljetustoiminnasta. Oletteko toimineet aiemmin vastaavassa palvelutoiminnassa? Missä ja millaista kuljetuspalvelua olette teh-neet?

1. Kuljetuskaluston määrä ja laatu (millaisella kalustolla olette ajatelleet operoi-da) Millaista varakalustoa teillä on käytössä?
2. Kuljettajien määrä ja koulutus (millaisella kuljettajien määrällä olette ajatelleet hoitaa päivittäiset kuljetukset)
3. Kuljettajien kokemus ja osaaminen ateriakuljetusten hoitamisesta (mm. hygie-niaosaaminen ja sen osoittaminen, asiakaspalvelutaidot).
4. Omavalvontasuunnitelma ateriakuljetuksille. Ajoneuvojen hyväksyminen elin-tarvikekuljetuksiin? Onko ajoneuvonne hyväksytetty ympäristöterveysviranomai-silla elintarvikekuljetuksille? Edellytämme ajoneuvojen hyväksymistä elintarvike-kuljetuksille.

Lisäksi lähetettiin kahdelle tarjoajalle lisäselvityspyyntö tarjouksen hinnoittelusta hankintalain 29.12.2016/139, 96 § perustuen.

5. Mihin perustuu antamanne tarjouksen hinnoittelu?

Hankintalain mukaan hankintayksiköllä on velvollisuus pyytää lisäselvitystä, jos tarjouspyynnön hinnat ovat poikkeuksellisen alhaiset tarjouksen laajuuteen ja palvelutarpeeseen nähden.

6. Mitkä ovat antamanne tarjouksen kustannusrakenteen perusteet?

Selvityksessä tulee ilmetä mm. henkilöstökustannusten rakenne, ajoneuvo kalus-ton kustannusrakenne, muut kuljetuspalvelutoimintaan oleellisesti liittyvät ja lain edellyttämät luvat ym.  

Hankintalain 29.12.2016/1397 mukaan hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjous, jos se osoittautuu hinnaltaan liian halvaksi.

96 § Poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset

Hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustan-nuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Pyyntö ja selvitys voi-vat koskea erityisesti valmistusmenetelmää, palvelun suorittamisen tai rakennus-menetelmän taloudellisia ja teknisiä ratkaisuja, hankinnan poikkeuksellisen edul-lisia ehtoja, rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen omintakeisuutta, 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden noudattamista, alihankintoja sekä tarjoajan saamaa valtiontukea.

Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvi-tys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustan-nusten alhaista tasoa. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poik-keuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 koh-dassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä.

Hankintayksikkö voi hylätä tarjouksen, joka on hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhainen tarjoajan saaman lainvastaisen valtiontuen vuoksi vain, jos tarjoaja ei pysty hankintayksikön asettamassa riittävässä määräajassa näyttä-mään toteen, että valtiontuki on myönnetty laillisesti. Hankintayksikön on ilmoitet-tava työ- ja elinkeinoministeriölle tarjouksen hylkäämisestä tässä momentissa tarkoitetusta syystä.

Pyydetyt lisäselvitykset toimitettiin hankintayksikölle ja ne huomioitiin tarjousten arvioinneissa.

Lisäselvitys pyynnön jälkeen yksi tarjoaja perui tarjouksensa. Vertailuun otettiin ja hyväjksyttiin neljä (4) tarjousta.

QTeam Systems Oy

Vaaralainen Oy

Kuljetus Pikkarainen Oy

Kuljetus J Mäläskä

Hankinnan päätöksenteon perusteena tarjouspyynnössä on määritelty kokonais-taloudellinen edullisuus ja halvin hinta. Vaikka, hankinnan valintaperuste on halvin hinta, Tilaaja on ottanut hankittavan palvelun laatuun vaikuttavat tekijät huomioon palvelua koskevissa tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksissa.

Hankintayksiköllä on oikeus valita kokonaistaloudellisuuteen, hankinnan laatuun ja laajuuteen vedoten toimija, jonka tarjous ei ole hinnaltaan halvin, jos hankinta-yksikkö katsoo, että halvimman tarjouksen antajalla ei ole realistista mahdolli-suutta hoitaa palvelua tilaajan antamassa aikataulussa ja vaatimusten mukai-sesti.

Tarjousten vertailut oheismateriaalina.

Esittelijä Ateria- ja puhtauspalvelujohtaja Hautamäki Anne

Päätösesitys Päätösesitys reiteistä annetaan kokouksessa.
1.

2. Yhdyskuntalautakunta päättää antaa Ateria- ja puhtausjohtajalle oikeuden sopimuksen allekirjoittamiseen ja

3. oikeuden sopimusneuvotteluissa tehdä yhdessä toimijoiden kanssa teknisiä muutoksia kuljetusreiteille.

Päätös Yhdyskuntalautakunta päätti yksimielisesti:

1. valita toimittajiksi reiteille

- Kuljetus Pikkarainen Oy reiteille: 4B, 4C, 7A ja 7C
- Vaaralainen Oy reiteille:  4A, 4D ja 6
- QTeam Systems Oy reiteille:  1A, 1B, 2A, 2B, 3, 5, ja 7B

- lisäkuljetukset: 1. QTeam Systems Oy, 2. Vaaralainen Oy ja 3. Kuljetus Pikkarainen Oy.

2. antaa Ateria- ja puhtausjohtajalle oikeuden sopimuksen allekirjoittamiseen ja

3. antaa oikeuden sopimusneuvotteluissa tehdä yhdessä toimijoiden kanssa teknisiä muutoksia kuljetusreiteille.
_________

ote: tarjouksen tehneille

Yhdltk 26.09.2023 § 56  

1469/08.01.01.02/2021  

Valmistelija Ateria- ja puhtauspalvelupäällikkö Anne Hautamäki

Iin kunnan ateriakuljetukset kouluille ja päiväkodeille on kilpailutettu yhdyskuntalautakunnan päätöksen mukaisesti vuonna 2021. Yhdyskuntalautakunta valitsi eri reiteille toimijat ja teki asiasta päätöksen kokouksessaan Yhdltk 08.12.2021 § 118.

Hankintasopimuksessa on mahdollisuus kahden optiovuoden käyttämiselle, ensimmäinen optiovuosi ajalle 1.1.2024 - 31.12.2024 ja toinen ajalle 1.1.2025 - 31.12.2025.

Ateria- ja puhtauspalvelupäällikkö on tiedustellut valituilta toimijoilta halukkuutta käyttää optiota ajalla 1.1.2024 - 31.12.2024.

Kaikki toimijat ovat ilmoittaneet olevansa halukkaita jatkamaan palvelun tuottamista ja käyttämään ensimmäisen optiovuoden.

Esittelijä Yhdyskuntajohtaja Rankka Eelis

Päätösesitys Yhdyskuntalautakunta päättää käyttää option ateriakuljetuspalvelujen ostossa kouluille ja päiväkodeille ajalle 1.1.2024 - 31.12.2024.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.
_________