Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 172

Khall 19.06.2023 § 172  

169/07.01.03.02/2023  

Valmistelija tietopalveluasiantuntija Marianne Ylisuvanto

Vuoden 2020 alussa voimaan tullut tiedonhallintalaki (906/2019) asettaa julkisille organisaatioille, mukaan lukien kunnat, uusia velvoitteita niiden hallussa pitämän ja käsittelemän tiedon sekä asiakirjallisia tietoja hyödyntävien toimintaprosessien dokumentoinnin suhteen. Yksi näistä on velvoite laatia tiedonhallintamalli.

Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteuttamasta tiedonhallinnasta. Malli on kuvaus kunnan toimintaprosesseista, niissä käytettävistä tietojärjestelmistä keskinäisine yhteyksineen, sekä organisaation hallussa olevista tietoaineistoista. Tiedonhallintamallia täydentää tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Tiedonhallintalautakunnan suosituksen mukaan tiedonhallintamallin tarkkuus on osittain tiedonhallintayksikön päätettävissä.  

Tällä hetkellä Iin kunnan tiedonhallintamalli täyttää lain vähimmäisvaatimukset, mutta sitä voidaan jatkossa täydentää kunnan tarpeiden mukaan. Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain mukaiset vastuut, käytännöt ja valvonta on kunnassa määritelty ja sen mukaisesti kunnanhallitus hyväksyy tiedonhallintamallin. Mallin päivittämistä koordinoi tietopalveluasiantuntija yhteistyössä toimialojen tietovarantojen arkistovastaavien kanssa. Oikein hyödynnettynä tiedonhallintamalli voi palvella kuntaa toimintaprosessien, tiedonhallinnan riskienmäärittelyn, järjestelmähankintojen ja asianhallinnan suunnittelussa.

Tiedonhallintamallia on jatkuvasti ylläpidettävä, mm. ohjelmistojen tai prosessien muuttuessa tulee myös tiedonhallintamalli päivittää vastaamaan muutoksia. Tiedonhallintamalli on näin ollen jatkuvasti päivittyvä kuvaus tietojen elinkaaresta ja tästä syystä hyväksyttyä tiedonhallintamallia tulee voida päivittää ilman, että jokaista muutosta tuodaan toimielimen päätettäväksi.

Tiedonhallintamallia on valmisteltu yhteistyössä toimialojen ja tietohallinnon kanssa. Tiedonhallintamalli ei ole julkinen asiakirja.

Esittelijä Kunnanjohtaja Manninen Marjukka

Päätösesitys Kunnanhallitus hyväksyy Iin kunnan tiedonhallintamallin käyttöönotettavaksi liitteiden mukaisena. Tiedonhallintamallia voidaan kehittää ja pitää ajantasaisena tarpeellisilla teknisluonteisilla päivityksillä, joita ei ole tarpeen tuoda kunnanhallituksen käsittelyyn. Mikäli tiedonhallintamallin rakenteeseen ja sisältöön tulee oleellisesti vaikuttavia muutostarpeita, tuodaan muutokset kunnanhallituksen päätettäväksi.

Päätös Hyväksyttiin.